EU har vedtaget en gennemgribende modernisering af det europæiske momssystem, som fundamentalt ændrer kravene til grænseoverskridende handel. Momsreformen hedder ViDA (VAT in the Digital Age). Hvis du tror, at det blot er endnu et administrativt benspænd, bør du læse med her.
Med ViDA står vi over for det største skifte i det europæiske momssystem siden det indre markeds fødsel i 1993. Formålet er ambitiøst: at skabe en effektiv digitalisering og at reducere det enorme momstab. Der forsvinder hvert år milliarder af euro i svindel og administrative fejl (i 2020 var tallet 93 mia. euro).
Hos efacto ser vi ikke kun ViDA som en lovmæssig nødvendighed. Det er en gylden mulighed for at optimere jeres forretningsprocesser og fjerne mange manuelle arbejdsgange relateret til fakturahåndtering.
Lad os tage et hurtigt kig på fundamentet for ViDA. Direktiv 2014/55/EU fastlagde kravet om en fælles europæisk standard for e-fakturering til den offentlige sektor (B2G). Mange medlemslande valgte at implementere standarden via PEPPOL-netværket, som allerede var etableret som infrastruktur for grænseoverskridende e-handel.
Mens 2014-direktivet fokuserede på offentlige indkøb, er ViDA den langt mere omfangsrige videreudvikling. Simpelt sagt tager ViDA erfaringerne fra B2G og ruller dem ud på den private sektor (B2B). Vi bevæger os fra en verden, hvor det var “godt at kunne sende en e-faktura”, til en verden, hvor det bliver selve betingelsen for at drive forretning i EU.
For den enkelte virksomhed betyder ViDA et endeligt skifte fra manuelle PDF-fakturaer til obligatorisk, struktureret e-fakturering og rapportering i realtid.
Digital rapportering i realtid (DRR) bliver obligatorisk for grænseoverskridende B2B-transaktioner i EU. Det betyder, at fakturaer skal udstedes som strukturerede e-fakturaer, og at transaktionsdata skal indberettes kort tid efter udstedelsen. Dette for at reducere momssvindel ved at give skattemyndighederne hurtigere og mere detaljeret indsigt i grænseoverskridende handler. I dag indberettes moms periodisk – månedligt, kvartalsvist eller halvårligt afhængigt af virksomhedens omsætning – hvilket betyder, at myndighederne først får indsigt i transaktioner med en vis forsinkelse. Den tidsmæssige forskydning kan udnyttes til svindel, særligt hvis kontrolmekanismerne ikke er tilstrækkelige. Myndighederne får med andre ord et digitalt røntgensyn ind i jeres transaktioner. Det øger kravene til datakvalitet og interne processer, hvis man vil undgå fejl, korrektioner og øget kontrol.
Derudover vil der være én samlet momsregistrering i EU, hvilket betyder, at virksomheder, der sælger til forbrugere i flere EU-lande, kan opfylde deres momsforpligtelser ved at momsregistrere sig én gang frem for i hvert enkelt medlemsland.
Som en af de absolutte frontløbere i Europa har Polen allerede sat fart på den transformation, som ViDA varsler for resten af medlemslandene. Her udrulles det statslige e-faktureringssystem, KSeF (Krajowy System e-Faktur), som gør digital B2B-fakturering obligatorisk for alle virksomheder. Det markerer et endeligt farvel til PDF og papir til fordel for strukturerede XML-data, der valideres og registreres af myndighederne i realtid.
Kravene udrulles i 2026. Store virksomheder skal være klar til elektronisk fakturering d. 1. februar, mens alle øvrige virksomheder følger d. 1. april. De polske myndigheder har gjort året sanktionsfrit for at sikre en tryg overgang. Polens model er en direkte forløber for de krav, vi snart vil se i hele EU, og det understreger vigtigheden af at have styr på sine digitale dataflows allerede nu.
ViDA blev endelig vedtaget d. 11. marts 2025. Da der er tale om en omfattende lovpakke, udrulles den løbende for at give erhvervslivet tid til at omstille sig. Her er nogle af de vigtigste deadlines.
Der er stadig nogle år til, at elektronisk fakturering bliver obligatorisk overalt. Hos efacto mener vi, at det giver mening at tage hul på omstillingen allerede nu, hvis I ikke allerede er i gang. Vi kan hjælpe jer med at sende og modtage fakturaer til og fra alle lande i Europa, så I er på forkant med kravene.
Det giver samtidig mening at sikre, at de data, der rammer jeres ERP-system og myndighedernes platforme, er korrekte og validerede. Det er netop, hvad vores løsning, InvoiceFirewall, gør. Derfor er den en central del af løsningen på fakturaudfordringer – både de eksisterende og dem som vil opstå i kølvandet på ViDA.
Elektronisk fakturering skal ikke være en administrativ byrde, men en genvej til mere effektive digitale processer, der frigiver ressourcer til jeres kerneforretning.
Ved at handle nu sikrer I ikke blot compliance med fremtidens komplekse lovgivning, men opnår også en langt mere effektiv og automatiseret hverdag med det samme.