Overtrådte betalingsfrister? Sådan sikrer du rettidig betaling af fakturaer

Statsrevisorerne er ikke imponerede. Betalingsadfærden hos de danske ministerier halter, når det gælder overholdelse af betalingsfrister og aftaler med private leverandører.

En rapport fra Folketingets Rigsrevision så dagens lys i december. Den viser, at hele 11 % af de danske ministeriers indkommende fakturaer fra private leverandører i 2023 blev betalt for sent – svarende til 139.238 fakturaer og et samlet beløb på 8,8 milliarder kroner. 

Forsinkelserne rammer ikke kun leverandørerne i form af ekstra administration og potentielle likviditetsproblemer. Det rammer også staten, idet de pådrager sig unødvendige udgifter i form af renter og gebyrer. Omkostningerne løb i 2023 op i 4,3 millioner kroner – udgifter, som kunne være undgået.

Udfordringen med for sen fakturabetaling er langt fra isoleret til danske ministerier. Det foregår overalt, når køber og sælger skal afregne. I dette blogindlæg fokuserer vi dog primært på staten ud fra rapportens konklusioner.

Det afføder naturligvis spørgsmålet: 

Hvad er årsagerne til at danske ministerier har udfordringer med at betale til tiden, og hvordan kan de løses?

 

Årsager til at fakturaerne ikke bliver betalt rettidigt

 

Vi har beskæftiget os med fakturaer i et kvart århundrede, og vores erfaring fortæller os, at der findes mange forskellige årsager til at fakturaer ikke betales rettidigt. 

Det kan være manglende referencer, mangelfulde godkendelsesprocedurer der gør at ingen tager ejerskab, fejlplaceret data, interne flaskehalse, modstridende fakturadata, lange kommunikationsprocesser, ukorrekte forfaldsdatoer og meget mere.

Observationer som rapporten også understøtter. Her beskrives følgende problemstillinger:

  • Fakturakontrol: En stor del af tiden går til fakturakontrol. Det kan være kontrol af sagsnummer, projektnummer, adresse, godkender, PO-nummer eller andet. Det kan også være kontrol af, om leverede varer eller ydelser svarer til det bestilte.
  • Manglende eller mangelfuld fakturainformation: Det sker også, at leverandøren glemmer at indtaste nogle informationer på fakturaen eller indtaster decideret forkert information. Det koster naturligvis tid at kommunikere med leverandøren om det.
  • Administrative flaskehalse: Intern kommunikation og arbejdsgange kan skabe forsinkelser. Eksempelvis kan rokeringer eller afskedigelser blandt medarbejdere eller travle perioder øge behandlingstiden.
  • Uklar ansvarsfordeling: Hvis det ikke er klart, hvem der skal godkende eller viderebehandle fakturaen, kan den blive liggende i systemet uden at blive behandlet.
  • Tekniske problemer: Det hænder naturligvis også, at virksomheder oplever tekniske systemudfordringer der hindrer den effektive fakturahåndtering, hvilket Digitaliseringsministeriet blandt andet har oplevet.

 

Konsekvenser ved for sen fakturabetaling

 

Der er konsekvenser for både leverandør og virksomhed (staten i dette tilfælde) ved for sen fakturabetaling. 

For virksomheden, den købende part, opstår der unødvendige udgifter, idet de får tilsendt rykkere. Hvis virksomheden overskrider betalingsfristen gentagne gange over for samme leverandør, vil de måske få et omdømme som en dårlig betaler. Det er ønskværdigt at undgå i alle sammenhænge. Særligt for staten, som mange anser har et særligt ansvar som rollemodel.

Leverandøren, den sælgende part, oplever også konsekvenserne af ikke at få rettidig fakturabetaling. Hvis betalinger forsinkes, kan leverandører opleve mangel på likvide midler, hvilket i visse tilfælde kan gøre det vanskeligt at dække driftsopgaver eller forstyrre forsyningskæden. For mindre leverandører er den udfordring selvsagt mere alvorlig end for større leverandører. Forsinkede betalinger betyder ofte også en øget administrativ byrde. Det kræver ofte ekstra ressourcer til at følge op på udeståender og kommunikere med kunden. Noget der som en negativ sideeffekt kan aflede fokus og tage tid fra kerneforretningen.

 

Procesforbedringer og bedre teknologi er en del af løsningen

 

I dette blogindlæg er fokus på staten på grund af rapporten. Løsningsforslagene som vi giver er dog relevante for alle virksomhederne – offentlige som private og store som små. 

Teknologien er din ven. Især når det kommer til manuelle kontrolopgaver. Er der noteret en godkender på fakturaen? Og er varerne leveret til den korrekte adresse? Kontrolopgaverne tager tid, og de klares langt hurtigere af teknologi. 

Det sker også ofte, jævnfør både rapport og egne erfaringer, at der er fejl i fakturaen, som skal rettes, før betalingen kan foretages. Det er ikke usandsynligt at fakturaen først bliver kontrolleret 14 dage efter, at den er modtaget. Det kan eksempelvis ske under spidsbelastningsperioder som ferie eller ved sygdom i afdelingen. Dernæst skal man i dialog med leverandøren og bede dem om at sende en kreditnota og ny faktura med den rette information.  Og så begynder sveden at melde sin ankomst, for pludselig nærmer betalingsfristen sig. Også her kan teknologi være din ven.

Vores løsning, InvoiceFirewall, kontrollerer automatisk fakturaen ved ankomst. Hvis der er en fejl sender løsningen automatisk en besked tilbage til leverandøren med et link til hurtig databerigelse. Hvis løsningen selv kan rette i fakturaen gennem vores intelligente AI-software, så gør den naturligvis det, uden at genere hverken leverandør eller kunde. Generelt sikrer løsningen, at fakturaer har grundlaget for en fuldautomatisering til afsluttende behandling i virksomheders workflow- eller ERP-system. I dette tilfælde højnes chancen markant for betaling til tiden, da ministerierne får kontrolleret fakturaen med det samme inden den videresendes til statens administration.

Ved at investere i bedre processer og teknologier kan staten/virksomheder ikke alene forbedre sin betalingsadfærd, men også opbygge en mere tillidsfuld relation til sine samarbejdspartnere.

 

Brug omkostningerne smartere

 

Nej, lad os bare slå det fast. Det er ikke de 4,3 millioner kroner, der vælter de statslige finanser. Men hvorfor bruge penge på unødvendige udgifter, når de kan undgås?

Det samme gør sig gældende for private virksomheder. Større virksomheder kan nemt have signifikante omkostninger, fordi de ikke overholder betalingsfrister. De omkostninger kan også undgås. Det kan de ved at investere i ny teknologi, som muliggør effektiv håndtering og automatisering af fakturaprocesserne. 

Uanset om virksomheden er offentlig eller privat, er det i alles interesse at prioritere rettidig fakturabetaling.

 


 

Forfatter

 

Anders har skrevet blogindlægget. Anders er vores salgsdirektør og har fingeren på pulsen ift. alle de udfordringer som organisationer møder relateret til fakturabehandling.

Recent Comments