Hvilket samarbejde ønsker du med dine leverandører?

Større virksomheder har mange tusind forskellige leverandører. Leverandørantal i en sådan størrelse stiller selvsagt krav til virksomheders kreditorstyring og samarbejde med sine kreditorer.

En god og effektiv kreditorstyring er noget alle virksomheder bør tilstræbe – også dem med færre antal leverandører. 

Vi ønsker et gnidningsfrit og godt samarbejde med vores leverandører.

Hvis du stiller blogindlæggets overskrift som spørgsmål til en medarbejder i et hvilket som helst bogholderi, vil du højst sandsynligt få et svar der ligner ovenstående. Naturligvis. For hvem vil ikke det? 

Hvordan får man det så? Jeg har ikke det endegyldige svar, men jeg har dog brugt de sidste 25 år på at effektivisere og digitalisere virksomheders fakturaprocesser på leverandørsiden. Derfor vil jeg gerne bidrage med perspektiver til, hvordan du sikrer at både du og dine leverandører har et så ukompliceret samarbejde som muligt når det kommer til leverandørfakturaer.

Hvorfor bruge tid på leverandørfakturaer?

De fleste medarbejdere i bogholderiet kan nikke genkendende til, at arbejdet omkring  leverandørfakturaer er et område, som i ny og næ, og i virkeligheden ganske ofte, kaster manuelt arbejde af sig. 

Op imod 40% af alle indkomne leverandørfakturaer indeholder fejl og mangler.

Det ved vi på baggrund af de mange millioner fakturaer, som vores InvoiceFirewall har kørt igennem maskineriet. En diskussion af den høje procentsats, finder jeg irrelevant i denne sammenhæng. Derimod er det yderst relevant at se på hvordan fakturaprocessen kan forbedres. Og i sidste ende forbedre samarbejdet mellem dig og dine leverandører. 

For ville det ikke være fantastisk, hvis det er muligt at få identificeret og rettet fakturaens fejl og mangler helt automatisk og uden behov for manuel indblanding? 

Lad os se på hvordan det er muligt lidt senere. Først skal vi se på processen og årsagerne til, at der opstår fejl og mangler.

Hvorfor stille krav til dine leverandører?

Særligt større virksomheder stiller krav til sine leverandører og måden, hvorpå man vil modtage fakturaer på. Det er der flere årsager til. Dels stiller virksomheder krav for at sikre overholdelse af lovgivningen. Dels for at sikre, at man som modtager af fakturaen kan optimere de interne processer og automatisere mest muligt. 

Optimering af processen omkring håndtering af leverandørfakturaer har væsentlig betydning på dagligdagen i bogholderiet. Vores egen data viser, at det i gennemsnit tager 3 minutter at rette en simpel fakturafejl. Hvis du, som de fleste virksomheder, håndterer tusindvis af fakturaer hver måned og op mod 40% skal rettes, er det ret klart, at det er en tidsrøver af rang, der koster virksomheden mange penge – og ressourcer.

Hvilke krav står leverandører typisk over for?

Virksomheder er forskellige. Derfor har de forskellige ønsker og krav til hvordan de ønsker at modtage fakturaer. Nogle af de krav der stilles til leverandørerne kan være:

• At der skal være en eller flere referencer på fakturaen
• At referencerne skal stå i bestemte felter i fakturaen
• At fakturaen skal udstedes til en bestemt virksomhed i porteføljen
• At virksomhedsnavn skal overholdes ved fusion med andre selskaber
• At adressen skal huskes, fx efter adresseændring
• At det korrekte cvr/org. nummer ift. virksomhedsnavn huskes
• At bestemte betalingsbetingelser overholdes for nogle – men ikke alle
• Og mange flere

Hvorfor leverandøren kan have svært ved at leve op til kravene

Som alle andre virksomheder, er leverandører også forskellige. De har forskellige størrelser, forskellige økonomisystemer og varierende kapacitetsoverskud til at håndtere kravene. 

Du kan måske nikke genkendende til en situation, hvor du beder en leverandør skrive et indkøbsordrenummer (PO-nummer) i et bestemt felt i en e-faktura. Set fra leverandørens bogholder synspunkt er det ikke givet, at det er åbenlyst hvor dataen skal placeres i økonomisystemets brugerflade, således den afsendte e-faktura har dataen i kundens ønskede felt.

Det bliver kun vanskeligere når mængden og kompleksiteten af krav og informationer til fakturaens udformning øges. De fleste leverandører leverer varer og ydelser til rigtig mange virksomheder, hvorfor det giver sig selv, at det kan være svært at imødekomme samtlige krav. 

Leverandøren sørger, i langt størstedelen af tilfældene, for at indsætte de ønskede data i fakturaen. Det er dog ikke altid, at dataen står i de “rigtige” felter – set fra modtagerens synspunkt. Det er her, hvor det manuelle arbejde som regel går i gang for bogholderen.

Beslut hvilken kunde du ønsker at være for dine leverandører?

Jeg gætter på, at du ønsker den mest effektive interne fakturaproces. Derfor er det et nødvendigt onde, at du stiller nogle krav til informationer og udformning af leverandørfakturaen.

Jeg gætter også på, at du ønsker det bedst mulige samarbejde med dine leverandører, hvor begge parter opfatter samarbejdet så ukompliceret som muligt, hvor I bruger mindst mulig tid på at afklare eventuelle mangler på leverandørfakturaerne. Jo mere effektivt begge parter kan arbejde, desto mere gnidningsfrie er de interne processer. 

Virksomheder som pålægger sine leverandører et stort arbejde vil, som udgangspunkt, stå i en dårligere forhandlingssituation.

Det er vigtigt at vurdere, hvordan du gør det enkelt og nemt for leverandøren at leve op til dine krav. Heldigvis findes der værktøjer og løsninger, som automatiserer hele fakturaprocessen, hvilket vil forbedre samarbejdet mellem jer.

Automatisering der hjælper både dig og dine leverandører

En af løsningerne er vores egen InvoiceFirewall. Jeg vil ikke gå i dybden med løsningen, men blot forklare hvordan automatisering er mulig. 

Grundlaget for at automatiseringen kan finde sted hos dig er, at leverandørfakturaen indeholder  strukturerede og valide data. InvoiceFirewall er, som navnet indikerer, den første instans som leverandørfakturaen møder på sin vej. Løsningen tjekker automatisk, dvs. uden leverandørens involvering, om den kan gennemføre en datavask. Ved datavask forstås, at InvoiceFirewall tjekker om data er til stede. Samtidig rydder løsningen op ved at flytte data til de rigtige felter ift. dine behov og krav. 

Det hænder, at dataen simpelthen ikke findes i fakturaen. Hvis det ikke er tilfældet, sender systemet selv en besked tilbage til leverandøren med et link til, hvor de nemt kan berige fakturaen med de(n) manglende data. Det tager leverandøren 10 sekunder at rette, og bogholderen forstyrres kun kortvarigt, og hvis det er absolut nødvendigt. En proces som leverandøren sætter stor pris på. 

Det er en meget mere effektiv løsning, end at din virksomheds bogholder skal ringe eller skrive til leverandøren for at opsnuse de manglende data. Det er tidsspild for begge parter, og det kan gøres meget smartere.

Jeg håber du har læst med hele vejen. Nu er vi ved at nå afslutningen.

Så kære læser, hvilket samarbejde ønsker du dig med dine leverandører?

Hos efacto ønsker vi at hjælpe vores kunder hvor vi kan. Vi ønsker nemlig, at de har så godt et samarbejde med deres leverandører som overhovedet muligt. Derfor er vi også begejstrede over, at vi er med til at sørge for en automatisk dataudveksling og hurtig kommunikation. 

Husk, at det er tilladt at stille krav til sine leverandører. Sådan må og skal det være i et tillidsforhold. Omvendt er det dog også væsentligt at forholde sig til, hvordan du gør det enkelt og nemt for leverandøren at leve op til dine krav. 

Det håber jeg, at dette blogindlæg har været med til at kaste lys over.

Johan Bjørling,

Grundlægger og administrerende direktør

Forfatter

Johan har skrevet blogindlægget. Johan er én af efactos grundlæggere og har arbejdet med e-fakturering i 25 år.