Glæd dine medarbejdere med fremragende digitale værktøjer
Når organisationer overvejer at opdatere eller introducere ny software eller nye systemer, er det primære fokus ofte på at opnå større effektivitet, forbedre automatiseringsgraden og øge produktiviteten. Alt sammen forretningsmæssige prioriteringer, som naturligvis er afgørende. I min optik bør fokus dog bredes lidt længere ud.
Ny software eller systemimplementering handler ikke kun om at knuse tal. Det er nødvendigt at se ud over forretningen og prioritere medarbejderne. Derfor er overskriften: Glæd dine medarbejdere med fremragende digitale værktøjer.
Blogindlægget fokuserer på nogle af medarbejderaspekterne af en software-/systemimplementering. De traditionelle forretningsmål er dermed smidt på udskiftningsbænken for en stund.
Derfor er medarbejderoplevelsen vigtig
Det står uden for enhver tvivl, at medarbejdere er organisationers vigtigste ressource. Erkendelsen af dette betyder selvsagt også, at organisationer skal give deres medarbejdere de bedst mulige arbejdsbetingelser.
Employee Experience (EX)-bevægelsen har vundet indpas de senere år. Det viser fremkomsten af roller som CEEO/CEXO/CXO (Chief Employee Experience Officer) i et stigende antal virksomheder – både i Danmark og globalt.
Hvad er medarbejderoplevelsen så helt præcist? I bund og grund omfatter det hele den rejse, som en medarbejder tager i en organisation.
Hvordan oplever du din arbejdsplads? Svaret vil nok være summen af alle interaktioner og erfaringer. Alt fra virksomhedskultur, arbejdsbyrde, relationer og fysisk arbejdsområde til den teknologi og software som er tilgængelig.
Det er relevant for organisationer, fordi summen af interaktionerne direkte påvirker medarbejdernes engagement, fastholdelse, udvikling og ydeevne.
Jeg er ikke ekspert i “Employee Experience”. Og jeg vil ikke gå i dybden med organisatoriske berøringspunkter. Jeg vil blot fokusere på nogle af de fordele, som velimplementerede systemer kan medføre for medarbejderen – og hvad manuelle processer omvendt kan have af konsekvenser.
Medarbejderes teknologiforventninger er høje
De digitale værktøjer, som du stiller til rådighed for dine medarbejdere, udgør en betydelig del af deres overordnede oplevelse. Stil dig selv spørgsmålet: Er teknologien i din organisation brugervenlig eller besværlig? Har dine medarbejdere alle de værktøjer og software, der skal til for at udføre deres arbejde på den bedst mulige måde? Understøtter værktøjerne jeres digitaliseringsstrategi?
Det siger sig selv, at hvis medarbejdere arbejder med besværlige, ikke-responsive, langsomme og gamle applikationer, så er de ikke tilfredse med organisationens systemlandskab. Arbejder de stadig manuelt, eller delvist manuelt, er oplevelsen endnu dårligere.
I dag forventer medarbejdere, at digitale systemer på arbejdspladsen er af samme høje kvalitet, som dem de bruger i hverdagen på deres smartphone. Organisationer skal sørge for at stille systemer til rådighed, som har brugervenlige grænseflader og som naturligvis også understøtter krav ift. automatisering, effektivisering og digitalisering samt eventuelt brug af AI.
Hvad med medarbejderoplevelsen inden for vores egen andedam?
Løsningsmulighederne til e-fakturering er vokset de seneste mange år. Heldigvis. Fakturahåndtering er en delprocess i en økonomifunktion, og berører derfor ikke alle virksomhedens medarbejdere. Det gør den dog ikke mindre væsentlig for de medarbejdere, som er berørte.
Øger det arbejdsglæden, når medarbejdere er fanget i kedelige og manuelle fakturaprocesser?
Det kan vi nok godt blive enige om, at det ikke gør, hvilket kan blive en udfordring. Som arbejdsgiver skulle man gerne gøre hverdagen så simpel som mulig for sine medarbejdere. De skal have de bedste forudsætninger for at lykkes, og det har de altså ikke, hvis de skal håndtere fakturaer manuelt.
Eksempler på manuelle opgaver forbundet med fakturahåndtering
Hvorfor skal medarbejderen i økonomiafdelingen bruge sin, værdifulde, tid på:
- At spilde tid og resurser på internt at jagte manglende fakturareferencer og godkender
- At kommunikere med leverandøren hvis der mangler en reference eller anden nødvendig data
- At manuelt flytte rundt på data for at få det til at passe til jeres workflowkrav
- At tjekke om momsgrundlaget er på plads
- At tjekke om betalingsbetingelser er korrekte
- At sikre at referencer og betalingskonto er valide
- At tjekke for falske faktura
- At sikre sig at den indgåede aftale og pris bliver overholdt
- Og meget mere
Alt dette, og meget mere, er muligt at automatisere. Automatiseringen sparer medarbejderen for mange timers kontrol- og detektivarbejde. Timer som medarbejderen kan bruge på mere værdifulde opgaver – og forhåbentlig også sjovere og mere interessante opgaver. Det er med til at forbedre dele af medarbejderoplevelsen og måske skabe lidt glæde i hverdagen, hvilket underbygger blogindlæggets pointe.
Hvordan vil I gerne fremstå?
Hvem vil ikke gerne anses som en moderne og digital organisation, som stiller digitale værktøjer til rådighed for sine medarbejdere, der gør deres hverdag nemmere?
Man behøver ikke at være Sherlock Holmes for at regne ud, at alle virksomheder gerne vil det. Når du investerer i fremragende digitale værktøjer, forbedrer du ikke blot produktiviteten; du fremmer også arbejdsglæden og medarbejderoplevelsen.
Hos efacto er vores passion at befri medarbejderne i økonomifunktionen for tidskrævende og manuel fakturahåndtering. Det gør vi med intelligente e-fakturaløsninger. Løsninger som digitaliserer og automatiserer besværlige og tidskrævende fakturaprocesser (som ovenstående liste) for medarbejderen. Endda i en brugervenlig grænseflade.
Der findes heldigvis løsninger der gør hverdagen nemmere for medarbejdere i alverdens afskygninger. Du har utvivlsomt glæde af dem i forvejen. De findes ikke kun inden for fakturering. Markedet bugner med fantastiske løsninger og systemer til glæde og gavn for medarbejdere i HR, marketing, produktion, salg, udvikling, IT osv.
Husk på, at sådanne løsninger også er et tiltrækningsparameter for fremtidige ansættelser. Hvis jeg for sidste gang må tage udgangspunkt i vores egen fakturaverden, så vil nyuddannede i økonomifunktionen have automatiserede processer og udfordrende opgaver. De vil ikke bruge tid på kedelige og manuelle processer og på at rette, alt for meget, i leverandørfakturaer.
Anders Olsen,
CSO
Forfatter
Anders har skrevet blogindlægget. Anders er vores salgsdirektør og har fingeren på pulsen ift. alle de udfordringer som organisationer møder relateret til fakturabehandling.
