Sommerferien står for døren. For nogle er den allerede godt i gang. Det er en tid, der for mange forbindes med afslapning, is i solen og kvalitetstid med familie og venner. Men på arbejdspladsen, som man midlertidigt har forladt, er det ikke nødvendigvis feriestemningen der dominerer.
Selvom tempoet i organisationen måske er lavere, er det ikke nødvendigvis nemt at opretholde det høje serviceniveau, når hænderne er færre. Mange vil endda mene, at sommerferieperioden er blandt de mest belastede tidspunkter på året, når det kommer til intern opgavestyring og ressourcetræk. Det gælder også i økonomifunktionen.
Hvem tager over for hvem? Hvilke opgaver har højeste prioritet? Og hvad kan vente til efter ferien? Det er blot nogle af de spørgsmål, som I formentlig har skullet forholde jer til.
En af de opgaver, der hurtigt kan skabe flaskehalse, er håndteringen af leverandørfakturaer.
Der modtages typisk færre fakturaer i sommerferien, da aktiviteterne kører i et lavere gear. Men de fakturaer, der kommer, skal stadig behandles.
Den opgave kan være enormt tidskrævende. Af flere årsager. Det kan være, at mængden af fakturaer alligevel er større end antaget. Det kan være, at medarbejderen, der har overtaget opgaven, ikke er vant til at håndtere fakturaer på daglig basis. Det kan også være, at fakturaerne indeholder fejl og mangler som gør, at medarbejderen skal finde ud af, hvad der er op og ned.
Sidstnævnte er ganske sikkert. Vi har kørt millioner af fakturaer igennem vores løsning, InvoiceFirewall, og baseret på den data ved vi, at op mod 40 % af alle leverandørfakturaer indeholder fejl eller mangler i større eller mindre grad.
Fejl og mangler kræver tid at rette. Og det kræver tilgængelighed. Og netop dét er ofte en mangelvare i ferieperioder.
Ovenstående illustrerer hvorfor det kan være en fordel at få hjælp af en robotiseret kollega. En kollega der aldrig holder ferie, aldrig er syg og som altid er på arbejde. Det er netop sådan en kollega, som vi har udviklet hos efacto. Vi kalder kollegaen for InvoiceFirewall.
InvoiceFirewall er jeres værn mod fejlbehæftede og ufuldstændige fakturaer. Den intelligente løsning automatiserer kontrollen af indgående fakturaer før de rammer jeres ERP- eller workflowsystem.
Hvis muligt, retter InvoiceFirewall fejl og mangler automatisk. Hvis ikke, sendes fakturaen retur til leverandøren med tydelig vejledning til databerigelse. Resultatet? Fejl og mangler bliver enten løst, eller opdaget, inden fakturaen rammer jeres interne systemer. Det medfører mindre manuelt arbejde, højere datakvalitet, mindre pres på medarbejderne og færre flaskehalse. En klar fordel i sommerperioder med lavere bemanding.
Selvom InvoiceFirewall er en særdeles stærk støtte under spidsbelastninger som fx sommerferie og sygdom, er det ikke kun dér, at løsningen gør en forskel. Løsningen giver værdi hver eneste dag.
InvoiceFirewall er en vigtig del af en moderne og automatiseret økonomifunktion. Løsningen sikrer overblik, effektivitet og frigør tid, så I kan fokusere på det, der virkelig skaber værdi for forretningen.
Med ønsket om en rigtig god sommerferie!
Se her hvordan InvoiceFirewall kan gøre jeres håndtering af leverandørfakturaer mere effektiv: