CFO’ens to-do: Sådan undgår du utilsigtet momsvindel
I blogserien “CFO’ens to-do” udforsker vi almindelige fakturaudfordringer- og problematikker, CFO’en står overfor, og vi giver konkrete løsninger til at håndtere dem. Effektiv fakturahåndtering er afgørende for at sikre både en sund likviditet og en gnidningsfri drift. I dette indlæg dykker vi ned i en særlig udfordring: fakturaer der er stilet til forkert købsselskab, hvilket i værste fald kan føre til ufrivillig momssvindel.
CFO’ens udfordring
De fleste kreditorbogholderier oplever at leverandører fakturerer til forkert købsselskab i forskellige sammenhænge. Årsagerne kan være mange. Bl.a.:
- Virksomheden har flere CVR-numre som leverandøren kan sende til
- Leverandøren fortsætter med at fakturere til tidligere CVR/selskabsnavn, også efter gennemført opkøb eller konsolidering
- Leverandøren anvender et gammelt CVR-nummer eller selskabsnavn
Uanset årsagen, kan det have konsekvenser for virksomheden:
Virksomheder risikerer at begå momssvindel, hvis ikke fakturaerne er stilet korrekt.
Lad os antage at din virksomhed er blevet opkøbt og i den sammenhæng skiftet navn. Det er ikke givet, at dine leverandører er opmærksomme på, at I har skiftet navn. Heller ikke selvom I har kommunikeret om navneskiftet på e-mail eller eksterne medier.
Leverandøren vil i mange tilfælde gøre som de “plejer” ifm. fakturaoprettelsen. Ikke for at genere, men måske fordi din virksomhed stadig er oprettet under jeres gamle navn i systemet og automatisk bliver fundet.
Udfordringen i kreditorbogholderiet er, at der opstår en masse manuelt arbejde, hvis I modtager fakturaer stilet til jeres gamle firmanavn. Momslovens krav til fakturaer skal naturligvis også følges, hvilket blandt andet betyder, at det rette navn skal være anført på fakturaen. Hvis I betaler den “forkerte” faktura, risikerer I utilsigtet at overtræde momsloven, og det kan potentielt føre til alvorlige konsekvenser for jeres virksomhed.
CFO’ens overvejelser
Vores erfaring fortæller os, at forkerte firmanavne på fakturaer skal være et opmærksomhedspunkt. Bl.a. under opkøb og konsolideringer som eksemplificeret overfor. Mange virksomheder forudser ikke nødvendigvis problemstillingen, men det medfører en masse udfordringer og manuelle processer ift. kontrolopgaver og leverandørkommunikation.
Situationen er uholdbar og kan være en kilde til frustration for både jer og jeres leverandører. I er tvunget til at bede leverandørerne om at udstede en kreditnota samt udstede en ny faktura, som er stilet til jeres nye firmanavn. Det skaber manuelt arbejde for begge parter, og det kan ingen være tilfredse med. De fleste virksomheder ønsker også et gnidningsfrit og godt leverandørsamarbejde med færrest mulige interaktioner ift. fakturarettelser. Dette er i øvrigt et emne, som vi har taget under kærlig behandling i et andet blogindlæg. Læs det her.
For at opsummere ift. denne problemstilling, ønsker CFO’en:
- at overholde gældende lovgivning
- at undgå at belaste både medarbejdere i eget kreditorbogholderi samt leverandører med manuelt arbejde. Noget der vil opstå som konsekvens af den stoppede faktura og den databerigelse og leverandørkommunikation der medfølger.
CFO’ens løsning
Den gode nyhed? CFO’en kan løse problemet fuldstændig automatisk – og spare både tid og ressourcer i processen.
Det er væsentligt, at validere fakturaen inden den rammer jeres workflow- eller økonomisystem. Vores løsning, InvoiceFirewall, kan konfigureres, så den håndterer problemstillingen automatisk.
Løsningen validerer de indkommende fakturaer op mod virksomhedens navn og CVR-nummer. Er der afvigelser, vil fakturaen automatisk blive afvist og leverandøren notificeres automatisk med udførlige instrukser til de nødvendige rettelser. Samtidig kommunikeres det til leverandøren, hvorledes fakturaen skal stiles korrekt fremover, hvilket eliminerer fremtidige fejl.
Udover at InvoiceFirewall minimerer det manuelle arbejde der normalt er forbundet med at kontrollere at fakturaer lever op til gældene lovgivning, fjerner den også den usikkerhed der ofte opstår under spidsbelastninger, sygdom og ferieperioder. Det gør den ved at garantere samme konstante kontrolniveau.
Det er i øvrigt, næsten, kun fantasien der sætter grænser for, hvad løsningen kan validere og undersøge. Hos Enemærke & Petersen har InvoiceFirewall halveret den tid, som de bruger på fakturabehandling på kun få måneder. Der er tid at spare, og løsningen kan tilpasses præcis jeres behov.
Følg med i næste måneds indlæg i serien om CFO’ens to-do.
Forfatter
Anders har skrevet blogindlægget. Anders er vores salgsdirektør og har fingeren på pulsen ift. alle de udfordringer som organisationer møder relateret til fakturabehandling.
