CFO’ens to-do: Øg andelen af e-fakturaer i din virksomhed
I blogserien “CFO’ens to-do” udforsker vi almindelige fakturaudfordringer- og problematikker, CFO’en står overfor. Vi giver også konkrete løsninger til at håndtere dem. Effektiv fakturahåndtering er afgørende for at sikre både en sund likviditet og en gnidningsfri drift. I dette indlæg forklarer vi, hvorfor det er en god ide at nedbringe andelen af modtagne PDF-fakturaer, og i stedet øge andelen af e-fakturaer. Samtidig fortæller vi hvordan det er muligt.
CFO’ens udfordring
De fleste CFO’er ønsker et digitalt kreditorbogholderi, hvor automatisering spiller en rolle i flest mulige processer. Naturligvis, fristes man til at sige. Mange faktorer kan dog sætte en hæmsko for scenariet. Én af faktorerne kan være noget så banalt som PDF-fakturaer, eller online fakturaer, hvilket vi sætter fokus på i dette indlæg.
Mange kreditorbogholderier kender til, at mængden af indkommende PDF-fakturaer er status quo – eller i hvert fald højere end ønsket.
Er det virkelig en udfordring?
Det kan det være. Tid anvendt på administration og omkostninger forbundet med håndtering af PDF-fakturaer spiller i hvert fald ikke overens med ønsket om digitale og automatiserede arbejdsgange.
Det er heldigvis muligt at nedbringe mængden af PDF-fakturaer og i stedet øge mængden af elektroniske fakturaer (e-fakturaer), hvilket rimer meget bedre på et moderne kreditorbogholderi.
Lad os gå et skridt tilbage og se på hvad udfordringerne kan være. PDF-fakturaer er stadig en fast del af arbejdsdagen i mange finansafdelinger. Denne praksis har sine udfordringer:
- Øget risiko for fejl
Hver gang en PDF-faktura skal aflæses manuelt eller via OCR-værktøjer, øges risikoen for fejl. Det kan eksempelvis være forkert dataaflæsning hvor data enten er placeret forkert eller slet ikke komme med samt forsinkelser i betalingsprocessen.
- Øget tidsforbrug
Det tager selvsagt tid at tage hånd om PDF-fakturaer. Særligt hvis håndteringen foregår manuelt, hvor fakturaen skal tjekkes igennem for fejl og måske endda indtastes i ERP-system. Der kan også være løbende manuel vedligeholdelse af fakturaskabeloner, når der opstår ændringer i eget eller leverandørers setup. Endnu en tidskrævende opgave.
- Højere omkostninger
Behandling af PDF-fakturaer kræver flere ressourcer, som ovenstående punkter understreger. De ekstra trin i processen gør fakturahåndteringen dyrere end hvis det hele foregik digitalt og automatisk.
Det er nemlig dyrt at få scannet en PDF-faktura, især vhis scanningen skal foregå på linjeniveau.
Derfor står mange CFO’s over for udfordringen; hvordan sikrer vi en høj(ere) grad af e-fakturering, så vi kan nedbringe omkostningerne og minimere fejl ved håndtering af PDF-fakturaer?
CFO’ens overvejelser
Det kan virke som en nem opgave. Få leverandørerne til at sende flere e-fakturaer. Virkeligheden er dog en anden. Det er en mere kompleks opgave. Typiske overvejelser kunne være:
- Leverandørkommunikation
Hvem skal kontakte leverandørerne og få dem til at sende e-fakturaer? Skal det være Dorthe eller Hans fra kreditorbogholderiet som tager fat i hver enkel leverandør? Kræver det en dedikeret indsats fra en projektgruppe? Skal vi købe et system til det? Eller måske eksterne ressourcer?
- Opfølgning
Hvad gør I, når leverandørerne svarer? Hvis I har sendt mange mails ud til leverandørerne, kan det hurtigt føles overvældende, hvis mange svarer samtidig. Nogle vil måske ikke sende e-fakturaer, andre vil gerne, mens andre kræver både overtalelse og vejledning. Det er et stort arbejde at håndtere denne proces manuelt. Og hvad med monitorering i fremtiden? Hvem står for det?
Pointen er, at uden en klar strategi risikerer projektet at drukne i administrative opgaver, og gevinsten ved e-fakturering realiseres aldrig fuldt ud.
CFO’ens løsning
Det kræver en målrettet indsats og de rette værktøjer for at lykkes med at øge e-faktureringsgraden. Særligt sidstnævnte er afgørende for at tage kvantespring mod en hverdag med flest mulige elektroniske fakturaer.
I vores egen løsning, InvoiceFirewall, har vi indbygget et modul til leverandørkommunikation, som netop adresserer og effektiviserer indlæggets problemstilling. Løsningen kan selv, og helt automatisk, identificere om en pågældende leverandør kan sende e-fakturaer. Det ved vi fx hvis leverandøren har sendt e-fakturaer til nogle af vores andre kunder. Er det tilfældet, og har leverandøren nu sendt en PDF-faktura, sender løsningen automatisk (hvis ønsket) en e-mail tilbage til leverandøren og beder denne sende en e-faktura næste gang. Det er en feature, som vores kunder fra Enemærke & Petersen har store forventninger til, og som mange andre kunder drage fordel af hver dag.
Vi oplever, at vores kunder helt automatisk opnår en markant højere e-faktureringsgrad og dermed modtager færre PDF-fakturaer. Samtidig minimeres udgifterne til dataafløftning gennem eksisterende OCR-værktøjer.
Husk at kommunikér fordelene ved at sende e-fakturaer til leverandørerne. De kan se frem til hurtigere betaling, færre fejl og en enklere proces.
Følg med i næste måneds indlæg i serien om CFO’ens to-do.
Forfatter
Anders har skrevet blogindlægget. Anders er vores salgsdirektør og har fingeren på pulsen ift. alle de udfordringer som organisationer møder relateret til fakturabehandling.
